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RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点

日期: 2018-05-08
浏览次数: 14
当传统档案管理工作的问题多多;RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点;从硬件、软件和系统方案,看RFID智能档案管理的行业应用水平……


RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点


《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到了当前的工作面临形势与挑战。

从国际上看,开放政府和信息技术发展将档案推到政府治理和公共服务的重要位置。电子政务建设极大推进和实现了电子档案的形成、管理;档案信息化与互联网运用成为发展趋势;云计算、大数据和移动网络技术的发展,给信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来挑战。

从国内看,“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进,深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式;档案日益成为国家基础性战略资源;档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样,地位和作用越来越重要。

在协调推进“四个全面”战略布局的新时期,如何适应法治中国,建设推进依法治档?如何适应政务公开推进档案信息开放?如何适应社会多样需求改进档案服务?如何适应信息技术发展加强电子档案管理?如何适应现代化管理造就复合型人才队伍,正日益成为我国档案工作面临的主要挑战。


现实情况是


传统档案管理工作的问题多多


随着企事业单位的发展,各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,纸质信息存储出现迅速膨胀;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益凸显,从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

有着多年行业应用经验的某RFID企业负责人在接受RFID世界网记者采访时指出,当前档案手工管理工作的流程繁琐低效、整理时间冗长。最突出的表现是:

档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难。

档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大,要查找、核查清理某一档案时,需要将所有的档案筛选一遍。

档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化;手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

档案盘点效率低。由于档案数量众多,要对所有档案进行盘点,其工作量难以想象,那将是一项十分庞大的工程。

鉴于目前档案管理存在的种种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。



RFID智能档案管理方案


解决用户的五大痛点



RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点

记者通过查询相关资料了解到,数字化RFID是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,识别工作无须人工干预。RFID的应用系统具有非接触,工作距离远,精度高,信息收集处理自动快捷及环境适应性好等一系列优点,不仅能取代传统的手工录入方式,大大提升企业的运营效率,更由于其先进的自动识别功能,能轻易地实现原先人工难以完成的任务,为提高企业竞争优势,增强企业核心竞争力提供有力的支持。

(1)简化借还流程,提高流通效率

现有的借还流程仍然需要人工打开资料扉页并找到条码位置然后才能扫描条码。这样的操作流程仍然较为繁琐,借还效率比较低。同时,条码容易破损,影响借还的效率。

因此,需要引入先进的读写技术以简化的资料借还流程,提高信息存储的安全,提高信息读写的可靠对,也提高借还资料的速度。

(2)大幅降低资料盘点和查找工作量

依靠人工的资料盘点工作,特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录,费时劳神却又很难达到目的。引入先进的RFID资料盘点工具和方法,可实现资料盘点的自动化或半自动化。

RFID非接触、远距离、快速读取多个标签的特点,使盘点工作简单有效,RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;同样,可以轻松实现顺架等功能;归档时可以根据资料图形化路线(相当于电子地图)指示管理员员按正确位置顺利归档。

(3)改变借阅管理和安全防遗漏流程脱节的情况

现阶段依靠人工手工记录的方式进行借阅管理,一方面借阅工作量较大,另一方面亦存在数据登录错误的情况,且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法跟踪等待,对资料的日常盘点、补缺工作影响极大。

RFID系统对现有的管理模进行改进,借用RFID和IC卡信息记录每份资料的进出库历史记录,从而可以与借还的历史记录进行匹配,进行资料自动跟踪预警。

(4)提高资料管理人员工作人员的工作满意度

资料管理工作人员由于积年累月的重复性劳动,加上资料管理工作本身就很繁重,很容易让工作人员对资料室工作产生一定的消极思想;由于管理上存在缺陷,管理者对资料的管理也大伤脑筋。通过对资料室RFID系统的应用,可以弥补管理上的缺陷,同时把工作人员从资料日常繁重的重复劳动中解放出来,其主要体现在以下几个方面:

1) RFID技术大大减少了流通工作量,剩余的流通工作也是配合RFID技术的自动化工作,这样大大提高了流通工作人员的工作积极性和精神面貌。

2) RFID技术也解放了大批流通工作员,使他们可以从事其他的高级的咨询工作,如工艺咨询等。

(5)资料室通过RFID技术,全面数字化管理

通过使用RFID技术,可在资料室中实现快速清点功能、借/还时即时资料识别和安全防盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等,这使得相关管理员的工作变得更加轻松,简便。

综上所述,RFID带给资料室中的好处是显而易见的,这些好处最终归结到一点就是“加强资料管理、满足各层面人员需求”。


从硬件、软件和系统方案


看RFID智能档案管理的行业应用水平



RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点




RFID世界网记者近日通过线上线下的交流,就RFID在智能档案的行业应用话题,与业内几位企业代表进行了互动对话。

在硬件方面,铨顺宏公司负责人告诉记者,由于档案的特点是,单品体积小,数量庞大,使用RFID技术进行管理,重点要解决档案的批量读取以及精确查找,特别是对于大量标签堆叠在一起时的精准读取。

因此,铨顺宏RFID档案管理系统,以ThingMagic M6E核心读写设备构建,在每盒档案上粘贴RFID电子标签,在库房和档案馆(室)出入口部署RFID读写通道和EAS门禁系统,一方面记录档案出入房门的时间,另一方面,当没有办理授权的档案出入库时,系统会自动发出声光报警,有效防止档案被带出档案馆。

该负责人提到,ThingMagic设备通过优化防碰撞算法目前能达到750标签/秒的高速读取能力,将最大限度的保证档案在批量出入库时,可以被精准读取。

在软件方面,北京芯联创展的企业负责人告诉记者,随着社会对个人征信系统的完善、国家对个人档案管理的重视,档案管理部门对档案的管理需求日趋增大,档案管理的安全、效率越来越受到管理部门和管理人员的关注。

据介绍,目前档案管理涉及三类应用,专业的档案托管企业(例如申江万国、东港股份等)、企业自有档案、政府档案部门。管理模式根据类型不同也有差别,但在档案管理方面都面临着同样的问题:盘点效率低、借出归还易出错、查找顺架效率低易出错,针对上述问题,芯联档案管理系统根据不同应用场合做出不同的解决方案。

而关于整体的系统方案,有着多年行业应用经验的深圳先施科技负责人告诉记者,先施科技根据档案馆档案信息化总体规划建设的需求,建设出了一套完整的基于RFID的"档案智能化管理"信息化系统,为档案管理工作者在档案目录管理、汇交组卷、整理归档、查询定位、盘点清算、档案销毁、以及档案借阅、归还有效监管提供了科学决策的依据。

日前,先施科技还牵头发起了《基于RFID的智能档案管理系统应用规范》标准计划。该负责人指出,随着RFID标签价格的下降,社会对物联网的认识普及,行业用户已经意识到档案管理使用RFID标签可能给传统管理带来革命性的改变;而目前RFID档案管理的广泛应用,需要更高层次的行业指导,缺少一个这方面的标准来优化研发投入和人员流动成本,也可为数据共享做好准备;再者,标准化能引导行业落实RFID应用,企业可在标准的指导下实现模式创新和技术创新。


未来趋势


或将朝智慧档案馆的方向发展


RFID智能档案管理方案解决用户的五大痛点


据了解,以现有的智能档案管理系统为基础,未来的智慧档案馆将是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

从技术角度看,智慧档案馆将实现全面感知。感知是智慧管理第一要求。对智慧档案馆而言,需要通过管理策略和相应的技术手段,将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来,进行信息交换和通讯,实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知,即感知档案、感知信息、感知管理。

对档案实体的感知,主要通过RFID技术实现,以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体;对档案内容的感知,主要通过智能化的数据挖掘技术实现,以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息;对档案管理状况的感知,主要通过楼宇智能管理技术实现,以智能化监测、评价和处置档案管理状态。

然而,建设智慧档案馆是一个长期的过程,也是一项复杂的工作,还面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题。当前,档案部门建设智慧档案馆虽然有一定的基础,但缺乏政策支持、法律规范和理论研究,没有统一规划和相应技术标准,在资金、技术和人才等也有很多不足,亟待加强顶层设计和政策支持,以避免走先建设后规范、先应用后完善的老路,促进智慧档案馆的健康发展。


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